確認依頼時に注意すること |コラム 経営を考える

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確認(チェック)依頼時に注意すること

1.(問題が無いか)チェックをお願いします。・・は間違っていないか?

オフィス内で何度も目にする光景です。
ところがこのフレーズ、何か間違っていると思いませんか?

2.(問題が無いか)チェックをお願いします。・・の間違い

このフレーズ、何か資料等を作成した人が、自分よりも出来る相手に対してお願いをしているということが前提となっているように思います。
当然、チェックをする人は力量があるので、チェックも完全に行われると考えがちですし、チェックを依頼した人は、「この手続きで報連相は万全、自分が責められることはこれで何も無い」と自分が責めを負わないように考えてはいないでしょうか?

ところが、このフレーズを言われたことがある人の中で、「何をチェックしたら良いのかわからなかった」という経験をお持ちの方はいらっしゃいませんか?

3.情報の伝達をしないことが最大の問題点

「チェックをお願いします」とだけ言って詳細を説明しないこの光景、元々の原因は、チェックをする人は力量があるから、わざわざ自分がこと細かく説明をしなくてもすべてお見通しだということを前提としているように思います。
中には、説明をした時に遮られた(「そんなことは君に言われなくてもわかっているよ」という感じでしょうか)という経験をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、資料を作成した人は、恐らく色々なことを考えながら資料を作成したのでしょうし、その中にはチェックを担当する人が思いも拠らなかったものが隠されている可能性が存在します。仮に存在した場合には、チェックのし直しか、間違ったものが完成する結果となってしまいます。

4.チェックお願いする場合の理想的なルール設定

チェックをお願いする場合には、以下を必ず伝えるべきです。

  1. どんなことに配慮して作成したか、
  2. どこを注意してチェックして欲しいか、
  3. 自分が自信を持てない部分はどこか、

特に3については、必ず説明が必要です。
一方で、チェックをする人は、何の解説もなしにチェックが回ってきたら、作者を捕まえて、質問をしましょう。質問の内容は上記の1〜3です。
そうすればチェックは有効に機能します。

5.最後に

今回の「チェックお願いします」と言われた時には詳細を説明した方が良い等のように、相手の立場から物事を考えれば当然のようなことが案外出来ていないものです。

相手の立場に立って考える癖はどんな場面でも役立ちます。
必ずマスターして欲しい技術(スキル)です。

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